Gestiona - EsPúblico

Gestiona - EsPúblico

Nombre: GESTIONA - ESPÚBLICO.

Responsable: Presidencia de la Mancomunidad Rivera de Fresnedosa (Mónica Martín Sánchez).

Contacto técnico: Operador TIC (Juan Carlos Flores Donaire).

Fecha de inicio: Mayo 2019.

 

ENFOQUE:

La Mancomunidad Rivera de Fresnedosa requiere crear nuevos canales de comunicación con otras Administraciones y con los ciudadanos y empresas, facilitando el acceso y la disponiblidad de la administración.

 

Antecedentes: La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, vienen a configurar un escenario en el que la tramitación electrónica debe constituir la actuación habitual de las Administraciones en sus múltiples vertientes de gestión interna, de relación con los ciudadanos y de relación de aquellas entre sí.

Como se dice en la parte expositiva de la Ley 39/2015, "una Administración sin papel basada en un funcionamiento íntegramente electrónico no sólo sirve a los principios de eficacia y eficiencia, al ahorrar costes a ciudadanos y empresas, sino que también refuerza las garantías de los interesados a la vez que facilita una mejor transparencia". En consecuencia en dicha ley se establecen cuestiones tales como que los actos administrativos se producirán por escrito a través de medios electrónicos y que los documentos administrativos se emitirán igualmente por escrito a través de medios electrónicos; mientras que la Ley 40/2015 establece que las AA.PP. se relacionarán entre sí y con sus órganos a través de medios electrónicos.

 

Objetivo/s:

  1. Dar cumplimiento a la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
  2. Dar cumplimiento a la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
  3. Disponibilidad: Se puede interactuar con las organizaciones las 24 horas del día (por teléfono con servicios de atención telefónica o por internet a través de las llamadas "oficinas virtuales"). No es necesario ceñirse a un horario de oficinas. Ni tampoco existen los días festivos para la organización, siempre está disponible, 365x24x7
  4. Facilidad de acceso: Ya no es necesario acudir personalmente a las oficinas de la organización para realizar las gestiones, que se puede hacer desde cualquier parte del mundo a través del teléfono o Internet. Las oficinas están disponibles para los usuarios en cualquier lugar.
  5. Ahorro de tiempo: No necesitamos desplazarnos para realizar una gestión, ni presentarnos físicamente ante la ventanilla, ni autorizar a otra persona para que acuda por nosotros, ni esperar para ser atendido. Hacer más cómodo para el ciudadano y las empresas el inicio de los trámites, evitando desplazamientos.

 

DESPLIEGUE

La implantación de la plataforma de administración electrónica GESTIONA es un proceso que se inicia en el año 2019 desde el Departamento de Tecnologías de la Información y Comunicación de la Mancomunidad Rivera de Fresnedosa.

Es una herramienta integral de gestión documental y administración electrónica 100% interoperable. Combina en una misma plataforma un gestor documental con un potente motor de tramitación que trabaja sobre él mismo, lo cual nos permite conectar una producción documental organizada con una tramitación eficiente.

 

GESTIONA funciona de manera transversal en cualquier administración mediante un backoffice para el usuario de la entidad y una sede electrónica o frontoffice para el ciudadano o la empresa (sujetos obligados).

La plataforma GESTIONA incorpora todos los módulos que necesita una Administración para cumplir con la ley 39/2015 y cumple con los requisitos de seguridad e interoperabilidad establecidos en los RD 3 y 4/2010 donde se regulan ENS y ENI.

 

 

Cronología de las actuaciones realizadas:

 

Año 2019

  • En Mayo, la Mancomunidad Rivera de Fresnedosa firma la adhesión al proyecto de la plataforma Gestiona. tras recibir la invitación de la Presidencia de la Diputación Provincial de Cáceres.
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  • En el mes de Agosto, comienza con la implantación y puesta en funcionamiento de la plataforma.
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  • En el mismo mes de Agosto, se realiza formación a los usuarios de Administración, de la Oficina Técnica de Urbanismo y de la Oficina Comarcal de Vivienda de los siguientes módulos:
    • Módulo de backoffice de gestión que facilita la tramitación de procedimientos administrativos por vía electrónica, integrando el registro de entrada y salida, la gestión completa de expedientes y firma electrónica.
    • Módulo de sede electrónica que permita la puesta en marcha de nuevos servicios dirigidos al ciudadano y empresas.
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  • En Octubre, se deshabilitan de la Sede Electrónica aquellos procedimientos innecesarios para la Mancomunidad. Además, se adaptan y configuran nuevos procedimientos relacionados con Urbanismo y el Parque de Maquinarias.
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  • El 15 de Octubre, se publica en el Boletín Oficial de la Provincia de Cáceres, la Aprobación definitiva Ordenanza Municipal Reguladora de la Administración Electrónica de la Mancomunidad Rivera de Fresnedosa.
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  • El 16 de Octubre, entra en vigor y se publica la Sede Electrónica de la Mancomunidad Rivera de Fresnedosa en la URL siguiente:  https://mancomunidadriveradefresnedosa.sedelectronica.es/info.0
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  • El 25 de Octubre se hace efectiva la integración con Cl@ve. En este momento, los ciudadanos ya pueden identificarse en la Sede Electrónica utilizando este sistema de identificación.
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  • El 30 de Octubre se hace efectiva la integración con SIA (Sistema de Información Administrativa), que permitirá que los trámites y procedimientos puestos a disposición del ciudadano en la Sede Electrónica sean visibles también en el Punto General de la Administración (http://administracion.gob.es).
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  • El 31 de Octubre se hace efectiva la integración con Notifica. Esta integración permite a la Mancomunidad enviar sus notificaciones a la carpeta ciudadana del Punto de Acceso General (http://administracion.gob.es) y cumplir así con el nuevo régimen de notificaciones y comunicaciones de la ley 39/2015.
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  • En Noviembre, las trabajadoras de la Oficina Técnica de Urbanismo y de la Oficina Comarcal de Vivienda solicitan certificados digitales de Persona Física a la Autoridad de Certificación CERES Fábrica Nacional de Moneda y Timbre - Real Casa de la Moneda (FNMT-RCM), cómo método de identificación en la plataforma o para la firma electrónica de documentos.
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  • En el mismo mes de Noviembre, se adquieren tarjetas criptográficas y lectores de tarjetas inteligentes para que las trabajadoras de la Oficina Técnica de Urbanismo y de la Oficina Comarcal de Vivienda puedan realizar la firma electrónica o la identificación en la plataforma.

 

 

Año 2020

  • El 19 de Marzo, se hace efectiva la integración con SIR (Sistema de Interconexión de Registros) es la infraestructura básica que permite el intercambio de asientos electrónicos de registro entre las AAPP. De forma segura y con conformidad legal, independientemente de la aplicación de registro utilizada, siempre que esté certificada en la Norma SICRES 3.0.
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  • En Junio, se imparte formación a las trabajadoras de los Servicios Sociales de Atención Social Básica de los siguientes módulos.
    •  Módulo de backoffice de gestión que facilita la tramitación de procedimientos administrativos por vía electrónica, integrando el registro de entrada y salida, la gestión completa de expedientes y firma electrónica.
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  • En fechas previas, las trabajadoras de los Servicios Sociales de Atención Social Básica solicitan certificados digitales de Persona Física a la Autoridad de Certificación CERES Fábrica Nacional de Moneda y Timbre - Real Casa de la Moneda (FNMT-RCM), cómo método de identificación en la plataforma o para la firma electrónica de documentos.
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  • En el mismo mes de Junio, se adquieren tarjetas criptográficas y lectores de tarjetas inteligentes para que las trabajadoras de los Servicios Sociales de Atención Social Básica puedan realizar la firma electrónica o la identificación en la plataforma.
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  • En Julio, se tramita íntegramente de forma electrónica el primer expediente de sesión de El Pleno de la Mancomunidad (PLN/2020/2).
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  • Durante los meses de Julio y Agosto, se personalizan plantillas en los procedimientos relacionados con las peticiones de ausencia, vacaciones, asuntos propios, salidas por cuestiones diversas, etc.
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  • A partir del día 13 de Agosto, se habilitan en la Sede Electrónica de la Mancomunidad, los trámites electrónicos para que los trabajadores y las trabajadoras de la Mancomunidad Rivera de Fresnedosa soliciten las peticiones de ausencia, vacaciones, asuntos propios, salidas por cuestiones diversas, etc.
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  • El 8 de Octubre, se habilita en la Sede Electrónica de la Mancomunidad, el trámite electrónico Aportación de documentos Empleados y Cargos Públicos. Este trámite, permite aportar los justificantes de asistencia o acompañamiento a médicos, certificados de asistencia a acciones formativas, seminarios o reuniones, fichas de control de horas, etc., de los/as trabajadores/as de la entidad.

 

 

Año 2021

  • El 15 de Enero, el Operador TIC de la Mancomunidad Rivera de Fresnedosa asiste a un seminario online organizado por Gestiona, para conocer el funcionamiento del servicio Gestiona Comunica.
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  • El 12 de Abril, comienza el despliegue de la integración de la Plataforma de Contratación del Sector Público con Gestiona, con una webminario de Presentación, al que asiste el Operador TIC de la Mancomunidad Rivera de Fresnedosa.
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  • El 22 de Abril, el Operador TIC de la Mancomunidad Rivera de Fresnedosa asiste al taller "herramientas para la difusión de la sede electrónica".
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  • El 28 de Abril, se remite a la Subdirección General de Coordinación de la Contratación Electrónica, a través de correo electrónico, la solicitud de alta en la integración sistémica BSB de la Plataforma de Contratación del Sector Público con Gestiona. Se incluyen los siguientes archivos:
    • Anexo II. Solicitud.
    • Parte pública del certificado de sello de órgano de la entidad en formato .cer comprimido en un .zip
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  • El día 30 de Abril, la Subdirección General de Coordinación de la Contratación Electrónica confirma que se ha instalado en producción el certificado y por tanto ya es posible utilizar la interfaz sistémica.
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  • Ese mismo día, se realiza en Gestiona, la activación del addon de la integración con la Plataforma de Contratación del Sector Público, subiendo el Sello de Órgano de la entidad. Validada la configuración del addon 'PCSP', se crea y activa por el Secretario de la Mancomunidad Rivera de Fresnedosa, el Órgano de Contratación Presidencia de la Mancomunidad Rivera de Fresnedosa, en la plataforma Gestiona.
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  • El 6 de Mayo, el Operador TIC de la Mancomunidad Rivera de Fresnedosa asiste a la Jornada teórico práctica "Integración con la plataforma desde Gestiona: Uso de la app de contratación, formulario y publicación".
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  • El 24 y 25 de Mayo, el Operador TIC de la Mancomunidad Rivera de Fresnedosa asiste a las Jornadas de Formación sobre Configuración de Gestiona, convocada para los a Operadores/as TIC de las Mancomunidades de la Provincia de Cáceres.
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  • El 9 de Junio, se remite a Gestiona, a través de correo electrónico, la Autorización especial para activar la integración con la Plataforma de Intermediación de Datos.
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  • El 7 de Julio, se hace efectiva la integración con el sistema de remisión electrónica de expedientes a los órganos judiciales utilizando la plataforma INSIDE, que permite remitir los expedientes administrativos que sean requeridos por los órganos judiciales.
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  • El 8 de Julio, el Operador TIC de la Mancomunidad Rivera de Fresnedosa asiste al Seminario "Novedades Gestiona".
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  • El 21 de Julio, el Operador TIC de la Mancomunidad Rivera de Fresnedosa asiste al Seminario "Integración con el sistema de remisión de expedientes a Órganos Judiciales".
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  • El 24 de Septiembre, el Operador TIC de la Mancomunidad Rivera de Fresnedosa asiste a las Jornadas Técnicas de Configuración de la Aplicación Gestiona orientadas a Operadores TIC de la provincia y Técnicos del Centro de Atención al Usuario (CAU) de la Excma. Diputación Provincial de Cáceres.

 

 

Año 2022

  • En el mes de Mayo, se solicita la emisión por parte de esPublico Servicios para la Administración S.A. (esFIRMA) de un certificado de persona física para la Presidenta y el Secretario de la Mancomunidad. Posteriormente, se lleva a cabo la activación de la tarjeta virtual de firma del usuario/a. 
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  • A principios del mes de Julio, se habilita en la Sede Electrónica de la Mancomunidad, el trámite electrónico Solicitud de Certificado de Servicios Prestados o análogos. Este tramite permite solicitar a los empleados de esta Entidad certificados en relación con su puesto de trabajo.
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  • El 25 de Julio, se habilita en la Sede Electrónica de la Mancomunidad, el trámite electrónico Justificación de Gastos, Dietas o Asistencias. Este tramite permite justificar los gastos originados por el desempeño de sus funciones al personal de esta Entidad.
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  • El 29 de Julio, se habilita en la Sede Electrónica de la Mancomunidad, el trámite electrónico Aportación de fichas de control de horas mensual. Este trámite, permite aportar las fichas de control de horas mensual, de los/as trabajadores/as de la entidad.
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  • El 5 de Septiembre, se habilita en la Sede Electrónica de la Mancomunidad, el trámite electrónico NUEVAS TECNOLOGÍAS. Solicitud de material informático o audiovisual. Este trámite, permite a los/las trabajadores/ras de la Mancomunidad, solicitar material informático o tecnológico para disfrute en su servicio.

  • En este mismo mes de Septiembre, se solicita la emisión por parte de esPublico Servicios para la Administración S.A. (esFIRMA) de un certificado de persona física para el Operador TIC, para la Directora Gestora de la Escuela Profesional Reactiv@te y para la Coordinadora Técnico Tutora, de la misma. Posteriormente, se lleva a cabo la activación de la tarjeta virtual de firma para los usuarios. 
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  • El 1 de Diciembre, se lanza una nueva versión de Gestiona que incluye un nuevo diseño de la interfaz, así como la distribución de los diferentes menús.

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  • El día 28 de Diciembre, se solicita el Certificado FNMT de autenticación de sitios web de Sede Electrónica EV para la Mancomunidad Rivera de Fresnedosa.

 

 

Año 2023

  • En el mes de Enero, se habilita en la Sede Electrónica de la Mancomunidad, el trámite electrónico Solicitud de Reconocimiento de Antigüedad por el Personal de la Entidad, que permite solicitar a los empleados Reconocimiento de trienios, pago de servicios extraordinarios, etc.
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  • El día  17 de Enero, se procede a la instalación del Certificado FNMT de autenticación de sitios web Sede Electrónica para la Mancomunidad Rivera de Fresnedosa, con una vigencia hasta el día 3 de Enero de 2024.
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  • En el mes de Febrero, se crea una plantilla en el procedimiento Contrataciones que genera un modelo de Oferta económica y de Declaración Responsable, con la que el adjudicatario del contrato indica que cumple con todos los requisitos previos exigidos por el apartado primero del artículo 140 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014 para ser adjudicatario del contrato.
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  • El día 3 de Abril, se contacta con el soporte de Gestiona, para iniciar los trámites para llevar a cabo la integración de Face, la plataforma Gestiona y el programa de Contabilidad El Secretario. 
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  • El día 17 de de esa mismo mes, se solicita a través del Gestor de Incidencias del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, el alta en el RCF para poder llevar a cabo la integración de FACe con la aplicación de contabilidad El Secretario. Para ello, se adjunta la parte pública del certificado digital de representante de persona jurídica de la Mancomunidad.

  • El día 20 de Abril, hacen seguimiento a la incidencia, confirmando la creación del RCF y su vinculación al organismo.

  • El día 25, se remite a Gestiona a través de correo electrónico, el documento de solicitud firmado electrónicamente por la Presidenta de la Mancomunidad, así como, la clave pública del certificado utilizado en contabilidad.

  • El día 26 de Abril, se accede con perfil "administrador" al portal web de FACe y se modifica el RCF vinculado a la Oficina Contable de su entidad (RCF de esPublico).

  • Posteriormente, se realiza de forma efectiva la activación del addon del Conector Gestiona Contabilidades para la Integración de Gestiona con sistemas de contabilidad.

  • El día 27 de Abril, confirman desde el soporte de Gestiona que ya se encuentra cargada la clave pública del certificado en el conector de contabilidad. En este momento, se comprueba que se descargan facturas de FACE en Gestiona de Mancomunidad.

  • El 30 de Abril, se configura el programa de contabilidad El Secretario para que registre las facturas de Gestiona. Se comprueba que descarga correctamente las facturas registradas en la plataforma Gestiona.

  • El 9 de Junio, se crea en Gestiona un expediente por cada empleado/a de la Mancomunidad de procedimiento Nóminas, que permite la consulta de la nómina a través de la Sede Electrónica de la Mancomunidad y, por lo tanto, la eliminación del recibo de nómina en papel. Cada mes se irá cargando la nómina correspondiente.

 

 

Año 2024

  • El día  9 de Enero, se procede a la instalación del Certificado FNMT de autenticación de sitios web Sede Electrónica para la Mancomunidad Rivera de Fresnedosa, con una vigencia hasta el día 21 de Diciembre de 2024.

 

ESTADÍSTICAS EN GESTIONA

Servicios Año 2019 Año 2020 Año 2021 Año 2022 Año 2023 Año 2024
Registro de entrada en Oficina Central de Registro 919 2.088 1.756 2.028 1.714

637*
Registro de entrada en Oficina Auxiliar de Registro Electrónico 17 362 1.054 1.212 1.475 434*
Registro de salida en Oficina Central de Registro 1.124 2.226 2.193 2.767 3.025 1.051*
Registro de salida en Oficina Auxiliar de Registro Electrónico 81 568 1.759 1.157 1.130 281*
Expedientes 461 732 624 579 740 250*
Expedientes de Facturas 168 381 200 305 409 121*
Plenos 2 4 5 5 7 1*
Comisión Especial de Cuentas - - - - 1 1*

 

*Datos actualizados en Abril de 2024.

 

 

Acceso a GESTIONA (pool05): https://gestiona-05.espublico.com/login/

Acceso a Sede Electrónica: https://mancomunidadriveradefresnedosa.sedelectronica.es/info.0

Documentos